W większości firm osoba podpisująca dokument nie przygotowuje go samodzielnie. Umowę opracowuje prawnik, dokumenty finansowe księgowość, a wniosek o dotację lub kredyt pracownik odpowiedzialny za dany projekt. Członek zarządu albo przedsiębiorca otrzymuje dokument do podpisu, często wraz z zapewnieniem, że został wcześniej sprawdzony.
Taki sposób pracy jest normalny i sam w sobie nie stanowi problemu. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy podpisany dokument zawiera nieprawdziwe albo nierzetelne informacje. W razie postępowania jednym z pierwszych ustaleń będzie to, kto dokument przygotował, kto przekazał dane i kto go podpisał.
Sam podpis nie oznacza jeszcze odpowiedzialności karnej. Może jednak mieć duże znaczenie przy ustalaniu odpowiedzialności osoby, która złożyła określone oświadczenie albo zaakceptowała dokument.
Co oznacza podpis w świetle prawa karnego
Nie istnieje zasada, zgodnie z którą osoba podpisująca dokument automatycznie odpowiada karnie za całą jego treść. Aby można było przypisać jej przestępstwo, muszą zostać spełnione warunki określone w konkretnym przepisie.
Znaczenie ma przede wszystkim rodzaj dokumentu, jego treść, cel, w jakim został użyty, oraz wiedza osoby podpisującej. Inaczej będzie oceniana zwykła umowa handlowa, inaczej oświadczenie składane pod rygorem odpowiedzialności karnej, a jeszcze inaczej dokumentacja przedstawiana bankowi w celu uzyskania finansowania.
Dobrym przykładem jest art. 271 Kodeksu karnego dotyczący poświadczenia nieprawdy. Nie każda osoba, która podpisuje dokument zawierający nieprawdziwe informacje, odpowiada na podstawie tego przepisu. W orzecznictwie wskazuje się między innymi, że zwykła umowa zawierająca nieprawdziwe informacje nie staje się z tego powodu automatycznie dokumentem, którego podpisanie oznacza poświadczenie nieprawdy.
Dlatego przy ocenie ryzyka nie wystarczy stwierdzić, że „pod dokumentem znajduje się mój podpis”. Trzeba ustalić, czego dokument dotyczył i co osoba podpisująca wiedziała w chwili jego podpisania.
Dokument przygotował pracownik lub doradca. Kto odpowiada?
W przedsiębiorstwie podział obowiązków jest konieczny. Członek zarządu nie może samodzielnie sprawdzać każdej faktury, danych księgowych czy wszystkich informacji zawartych w dokumentacji kredytowej. Może korzystać z pracy księgowych, prawników, dyrektorów finansowych i innych specjalistów.
Nie oznacza to jednak, że przygotowanie dokumentu przez inną osobę zawsze zwalnia podpisującego z odpowiedzialności.
Przykładowo spółka ubiega się o finansowanie. Dokumentację przygotowuje dyrektor finansowy, a wniosek podpisuje prezes zarządu. Po pewnym czasie okazuje się, że część przedstawionych bankowi danych była nierzetelna.
Sam podpis prezesa nie wystarcza jeszcze do stwierdzenia, że popełnił przestępstwo. Trzeba ustalić, czy wiedział o nieprawidłowościach, skąd pochodziły dane, czy miał podstawy, aby uznać je za prawidłowe, oraz czy przed podpisaniem otrzymał informacje, które powinny wzbudzić jego wątpliwości.
Inaczej będzie wyglądała sytuacja, gdy dokument został przygotowany przez pracownika i sprawdzony zgodnie z przyjętą w firmie procedurą, a inaczej, gdy osoba podpisująca wcześniej otrzymała informację o błędach i mimo to zdecydowała się dokument podpisać. Z tego powodu istotne jest nie tylko to, kto sporządził dokument, ale również jak wyglądał proces jego sprawdzenia i zatwierdzenia.
Oświadczenia, umowy i dokumenty finansowe
Nie każdy podpis niesie takie samo ryzyko. Szczególnej uwagi wymagają oświadczenia składane pod rygorem odpowiedzialności karnej. Jeżeli ustawa przewiduje możliwość odebrania takiego oświadczenia, podanie w nim nieprawdy może prowadzić do odpowiedzialności na podstawie art. 233 § 6 Kodeksu karnego.
Ostrożności wymagają również dokumenty składane w celu uzyskania kredytu, pożyczki, dotacji, subwencji, gwarancji lub zamówienia publicznego. Art. 297 Kodeksu karnego przewiduje odpowiedzialność między innymi za przedłożenie w tym celu nierzetelnego dokumentu lub nierzetelnego pisemnego oświadczenia dotyczącego informacji istotnych dla uzyskania finansowania lub innego świadczenia wskazanego w tym przepisie.
Nie oznacza to, że każda pomyłka w takim dokumencie jest przestępstwem. Prawo karne wymaga spełnienia konkretnych warunków odpowiedzialności. Z punktu widzenia przedsiębiorcy ważne jest jednak to, że dokumenty dotyczące finansowania, środków publicznych czy zamówień powinny być sprawdzane dokładniej niż zwykła korespondencja firmowa.
Inaczej należy podejść do umów handlowych. Samo zamieszczenie w umowie informacji, która okaże się nieprawdziwa, nie oznacza automatycznie odpowiedzialności karnej. Jeżeli jednak umowa służy świadomemu wprowadzeniu kontrahenta w błąd i uzyskaniu jego pieniędzy lub majątku, może pojawić się ryzyko odpowiedzialności za oszustwo.
Kiedy podpis może stać się problemem
Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy podpisujący wie, że dokument zawiera nieprawdziwe informacje, albo świadomie ignoruje istotne wątpliwości dotyczące jego treści.
W praktyce znaczenie może mieć wcześniejsza korespondencja, uwagi pracowników, opinie doradców, wersje dokumentów oraz informacje przekazane osobie podejmującej decyzję. Na ich podstawie można później ustalać, co podpisujący rzeczywiście wiedział.
Przykładowo, jeżeli dyrektor finansowy przesyła zarządowi informację, że określone dane wymagają jeszcze sprawdzenia, a dokument mimo to zostaje podpisany i przekazany bankowi, sytuacja wygląda inaczej niż wtedy, gdy zarząd otrzymał jednoznaczną informację, że dane zostały zweryfikowane i są prawidłowe.
Dlatego w razie postępowania karnego ważny może być nie tylko sam dokument, ale cały proces poprzedzający jego podpisanie.
Jak ograniczyć ryzyko
Nie ma potrzeby tworzenia rozbudowanej procedury dla każdego dokumentu. Warto natomiast wskazać te, które wymagają dodatkowego sprawdzenia przed podpisaniem. Dotyczy to przede wszystkim dokumentów składanych pod rygorem odpowiedzialności karnej, dokumentacji kredytowej i dotacyjnej, oświadczeń zawierających istotne dane finansowe oraz dokumentów dotyczących większych transakcji.
Osoba podpisująca powinna wiedzieć, kto przygotował dokument i skąd pochodzą najważniejsze informacje. Jeżeli danych nie może sprawdzić samodzielnie, powinna wiedzieć, kto odpowiadał za ich weryfikację.
W przypadku istotnych dokumentów warto również zachować informację o ich akceptacji. Nie chodzi o tworzenie dokumentacji wyłącznie na potrzeby ewentualnego postępowania karnego. Chodzi o możliwość późniejszego ustalenia, na jakiej podstawie została podjęta decyzja.
Szczególnej ostrożności wymaga sytuacja, w której przed podpisaniem pojawiają się wątpliwości. Jeżeli pracownik, księgowy lub prawnik sygnalizuje problem, warto go wyjaśnić przed złożeniem podpisu. Sam fakt, że dokument przygotowała inna osoba, nie powinien być powodem do ignorowania znanego ryzyka.
Podpis powinien kończyć proces weryfikacji
W sprawnie działającej firmie dokumenty muszą być przygotowywane przez pracowników i specjalistów. Nie jest rolą prezesa czy członka zarządu osobiste sprawdzanie każdej informacji.
Z punktu widzenia odpowiedzialności karnej ważne jest jednak, aby podpis nie był wyłącznie formalnością. Przy istotnych dokumentach powinien kończyć proces, w którym wiadomo, kto przygotował dane, kto je sprawdził i na jakiej podstawie dokument został zaakceptowany.
Jeżeli po kilku latach pojawią się pytania dotyczące podpisanego dokumentu, możliwość odtworzenia tego procesu może mieć znacznie większe znaczenie niż samo stwierdzenie, że dokument przygotował pracownik, księgowy albo zewnętrzny doradca.
Estimated reading time: 7 minut
