Podatki i księgowość to jeden z tych obszarów działalności firmy, które przedsiębiorca najczęściej powierza innym. Księgowość prowadzi pracownik albo zewnętrzne biuro rachunkowe, deklaracje przygotowuje księgowa, a przy trudniejszych sprawach pojawia się doradca podatkowy.
Problem zaczyna się wtedy, gdy urząd skarbowy stwierdza nieprawidłowości. Wtedy obok pytania o zaległy podatek może pojawić się drugie: czy doszło do przestępstwa albo wykroczenia skarbowego i kto za nie odpowiada?
Dla właściciela firmy lub członka zarządu to istotne rozróżnienie. Odpowiedzialność podatkowa firmy i odpowiedzialność karna skarbowa konkretnej osoby to nie to samo.
Czym realnie jest KKS dla przedsiębiorcy
Kodeks karny skarbowy, czyli KKS, określa odpowiedzialność za przestępstwa i wykroczenia skarbowe. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej spotykają się z nim przy nieprawidłowościach związanych z rozliczaniem podatków, składaniem deklaracji, prowadzeniem ksiąg czy wykonywaniem innych obowiązków podatkowych.
Typowy problem nie musi zaczynać się od celowego oszustwa. Częściej jego źródłem jest codzienne funkcjonowanie firmy: niewłaściwe rozliczenie transakcji, błędne dane w deklaracji, nierzetelna dokumentacja albo niewykonanie obowiązku w terminie.
Nie oznacza to jednak, że każda nieprawidłowość stwierdzona przez urząd skarbowy jest automatycznie przestępstwem.
To jedna z najważniejszych rzeczy, o których powinien pamiętać przedsiębiorca.
Błąd podatkowy nie zawsze jest przestępstwem
W podatkach łatwo o błąd. Przepisy są rozbudowane, zmieniają się, a sposób rozliczenia konkretnej transakcji może wymagać specjalistycznej wiedzy. Sam fakt, że firma nieprawidłowo obliczyła podatek albo złożyła błędną deklarację, nie przesądza jeszcze o odpowiedzialności karnej skarbowej.
KKS określa konkretne zachowania, za które można odpowiadać. Przy wielu najczęściej występujących czynach istotne jest również ustalenie, czy osoba działała umyślnie.
Ma to duże znaczenie praktyczne. Czym innym jest świadome podanie nieprawdziwych danych w deklaracji w celu obniżenia podatku, a czym innym pomyłka księgowej, błędne zakwalifikowanie faktury albo zastosowanie niewłaściwego sposobu rozliczenia skomplikowanej transakcji.
Nie oznacza to, że błędy można lekceważyć. Niektóre naruszenia KKS mogą być popełnione również nieumyślnie, jeżeli konkretny przepis tak stanowi. Zawsze trzeba więc sprawdzić, czego dotyczyła nieprawidłowość i jaki obowiązek został naruszony.
Dla przedsiębiorcy ważna jest jeszcze jedna kwestia: sposób reakcji po wykryciu błędu. KKS przewiduje rozwiązania pozwalające w określonych sytuacjach uniknąć kary. Przykładem jest prawnie skuteczna korekta deklaracji lub księgi, połączona – jeżeli doszło do uszczuplenia podatku – z uregulowaniem należności na zasadach określonych w art. 16a KKS.
Dlatego wykrycie błędu podatkowego powinno prowadzić przede wszystkim do szybkiego ustalenia jego przyczyny, skutków i możliwości naprawienia, a nie do czekania na reakcję urzędu.
Księgowość prowadzi biuro rachunkowe – kto odpowiada?
Powierzenie księgowości zewnętrznemu biuru rachunkowemu nie powoduje automatycznego przeniesienia całej odpowiedzialności karnej skarbowej na księgową.
Jednocześnie błędne jest założenie przeciwne, że za każdą nieprawidłowość podatkową zawsze odpowiada właściciel firmy albo zarząd.
KKS pozwala przypisać odpowiedzialność osobie, która na podstawie przepisu prawa, decyzji, umowy albo faktycznego wykonywania obowiązków zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, innej osoby lub podmiotu.
W praktyce trzeba więc ustalić, kto rzeczywiście odpowiadał za dany obszar.
Jeżeli księgowa samodzielnie prowadzi rozliczenia i wprowadza do deklaracji nieprawdziwe dane, jej odpowiedzialność może być oceniana niezależnie od odpowiedzialności przedsiębiorcy. Sąd Najwyższy potwierdzał, że osoba zajmująca się obsługą księgową podatnika może w określonych warunkach odpowiadać za przestępstwo skarbowe jak sprawca.
Nie oznacza to jednak, że samo zawarcie umowy z biurem rachunkowym chroni właściciela lub zarząd. Jeżeli przedsiębiorca przekazuje księgowości nieprawdziwe informacje, zataja dokumenty albo poleca określony sposób rozliczenia mimo wiedzy, że jest nieprawidłowy, fakt korzystania z usług księgowej nie rozwiązuje problemu.
Odpowiedzialność właściciela i zarządu
W jednoosobowej działalności gospodarczej ustalenie osoby odpowiedzialnej jest zazwyczaj prostsze. W spółkach sytuacja może być bardziej złożona.
Nie powinno się zakładać, że każdy członek zarządu odpowiada za każdą nieprawidłowość podatkową spółki tylko dlatego, że zasiada w zarządzie. W postępowaniu karnym skarbowym trzeba ustalić odpowiedzialność konkretnej osoby i jej udział w danym zdarzeniu.
Znaczenie ma więc rzeczywisty podział obowiązków. Kto odpowiadał za finanse? Kto nadzorował księgowość? Kto przekazywał informacje do biura rachunkowego? Kto podejmował decyzję dotyczącą sposobu rozliczenia spornej transakcji?
Przykładowo w spółce dwóch członków zarządu dzieli obowiązki. Jeden odpowiada za sprzedaż i działalność operacyjną, drugi za finanse i współpracę z księgowością. Jeżeli po kilku latach pojawia się problem z rozliczeniami podatkowymi, sam wpis obu osób do KRS nie odpowiada jeszcze na pytanie o ich odpowiedzialność karną skarbową. Trzeba ustalić, jak spółka rzeczywiście działała i kto zajmował się jej sprawami finansowymi.
Dlatego podział obowiązków w zarządzie powinien być nie tylko faktyczny, ale również możliwy do wykazania.
Gdzie MŚP popełniają najczęstszy błąd
Problemem małych i średnich firm często nie jest brak księgowej, lecz zbyt duże zaufanie do samego faktu, że „księgowość się tym zajmuje”.
Biuro rachunkowe pracuje na dokumentach i informacjach otrzymanych od przedsiębiorcy. Nie zawsze zna cały gospodarczy kontekst transakcji. Może nie wiedzieć o dodatkowych ustaleniach z kontrahentem, zmianie sposobu wykonania umowy czy okolicznościach, które wpływają na rozliczenie podatkowe.
Dlatego dobra organizacja nie polega na tym, aby zarząd sam prowadził księgowość. Powinna zapewniać przepływ informacji między osobami prowadzącymi biznes a osobami odpowiadającymi za jego rozliczenie.
Szczególnej uwagi wymagają transakcje nietypowe, wysokokwotowe albo takie, których firma wcześniej nie przeprowadzała. Wtedy warto ustalić sposób rozliczenia przed wykonaniem transakcji, a nie dopiero wtedy, gdy dokumenty trafią do księgowości.
Podobnie należy reagować na wykryte nieprawidłowości. Błąd, który można szybko wyjaśnić i skorygować, nie powinien przez kilka miesięcy pozostawać bez reakcji.
Księgowość jest częścią criminal compliance
W MŚP nie jest potrzebny rozbudowany system kontroli podatkowej. Potrzebne jest natomiast jasne określenie, kto odpowiada za rozliczenia, jakie informacje muszą trafiać do księgowości i w jakich sytuacjach decyzja podatkowa wymaga dodatkowej konsultacji.
Warto również ustalić prostą procedurę na wypadek wykrycia błędu: kto go analizuje, kto podejmuje decyzję o korekcie i kto sprawdza, czy nie powstało ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej.
W praktyce właśnie w tym miejscu spotykają się podatki i criminal compliance. Celem nie jest wyeliminowanie wszystkich błędów. W prowadzeniu firmy byłoby to nierealne. Chodzi o to, aby ograniczyć ryzyko ich powstawania, szybko je wykrywać i właściwie reagować, zanim problem podatkowy stanie się również problemem karnym skarbowym.
Estimated reading time: 7 minut
