Po dwóch pierwszych tekstach z tego cyklu wielu przedsiębiorców dochodzi do podobnego momentu i zadaje bardzo praktyczne pytanie: skoro odpowiedzialność karna rzeczywiście może dotyczyć także małych i średnich firm, to gdzie konkretnie pojawia się ryzyko?
To dobre pytanie, bo wokół przestępstw gospodarczych narosło sporo uproszczeń. Część przedsiębiorców wyobraża sobie skomplikowane schematy finansowe, świadomie organizowane oszustwa i działania z góry nastawione na obejście prawa. Inni zakładają odwrotnie — że dopóki nie robią nic ewidentnie nieuczciwego, temat ich nie dotyczy.
Z mojego doświadczenia wynika, że rzeczywistość wygląda inaczej.
Większość spraw gospodarczych nie zaczyna się od złych intencji. Zaczyna się od codziennych decyzji podejmowanych pod presją czasu, od niezweryfikowanych założeń, od nadmiernego zaufania albo od przekonania, że skoro jakiś sposób działania funkcjonował przez lata, to musi być bezpieczny.
W praktyce bardzo rzadko spotykam przedsiębiorców, którzy od początku planowali naruszenie prawa. Znacznie częściej widzę sytuacje, w których ktoś nie zauważył momentu, kiedy zwykłe uproszczenie organizacyjne zaczęło mieć znaczenie prawne.
I właśnie dlatego ten tekst nie będzie o spektakularnych aferach. Będzie o sytuacjach, które w MŚP zdarzają się częściej, niż większości osób się wydaje.
Nierzetelna dokumentacja – problem zaczyna się wcześniej niż większość myśli
Jednym z najczęstszych źródeł ryzyka w MŚP pozostaje dokumentacja. I nie chodzi wyłącznie o sytuacje, które intuicyjnie kojarzą się z fałszowaniem dokumentów. W praktyce problem zwykle wygląda dużo mniej spektakularnie. Dokument zostaje podpisany przed zakończeniem prac, bo „przecież wszystko i tak będzie wykonane”. Protokół odbioru powstaje wcześniej, żeby zamknąć projekt. Faktura trafia do obiegu przed ostatecznym ustaleniem zakresu usługi. Opis dokumentu zostaje uproszczony, bo wszyscy uczestnicy procesu wiedzą, czego dotyczy. Na etapie prowadzenia działalności takie decyzje często wydają się racjonalne. Dopiero po czasie okazuje się, że dokument przestał pełnić funkcję operacyjną i stał się materiałem dowodowym. Wtedy nikt, w szczególności prokurator, nie analizuje już tego, ile było pracy, jakie były realia biznesowe i czy wszyscy byli zgodni. Pojawia się dużo prostsze pytanie — czy dokument odzwierciedlał rzeczywistość w chwili jego sporządzenia. To moment, którego przedsiębiorcy bardzo często nie dostrzegają.
Poświadczenie nieprawdy nie musi wyglądać jak świadome oszustwo
W języku biznesowym bardzo łatwo używa się sformułowań: „uzupełnimy później”, „formalnie to uporządkujmy”, „dopasujmy dokumenty”, „technicznie zamknijmy temat”. Problem polega na tym, że prokurator bardzo rzadko analizuje później organizacyjną wygodę. Interesuje go przede wszystkim to, czy dokument miał potwierdzać określony stan rzeczy i czy robił to zgodnie z rzeczywistością.
To właśnie dlatego w sprawach gospodarczych tak duże znaczenie mają okoliczności dotyczące świadomości i zamiaru.
W wielu przepisach pojawiają się sformułowania: „działając w celu”, „w zamiarze”, „świadomie”, „przewidując możliwość”, „licząc się z możliwością”. To zwroty odnoszące się do strefy świadomości człowieka — tego, co wiedział, czego się spodziewał, na co się godził i jakie konsekwencje przewidywał. A to oznacza, że po latach oceniane są nie tylko dokumenty i liczby. Analizowane są również: maile, wiadomości, komentarze, sposób komunikacji, przebieg podejmowania decyzji, nieformalne ustalenia. To dlatego tak często powtarzam przedsiębiorcom, że warto uważać nie tylko na to, co podpisują, ale również jak dochodzą do określonych rezultatów.
„Kreatywne” rozliczenia – czyli kiedy oszczędność zaczyna kosztować
Drugim obszarem, który bardzo regularnie pojawia się w praktyce MŚP, są rozliczenia i obieg finansowy. I tutaj warto powiedzieć coś wprost. Nadal jednym z najczęściej pojawiających się problemów są tzw. faktury kosztowe — dokumenty mające uzasadnić koszt, który w rzeczywistości nie odpowiada realnie wykonanej usłudze albo nie dokumentuje rzeczywistego zdarzenia gospodarczego. W języku przedsiębiorców często nie brzmi to groźnie. Czasem pojawia się gotowe rozwiązanie. Ktoś proponuje wystawienie dokumentów, ktoś „ma podmiot”, ktoś zapewnia, że wszystko jest sprawdzone i bezpieczne. Problem polega na tym, że z perspektywy prawa nie ocenia się tego, czy rozwiązanie było wygodne podatkowo. Ocenia się, czy dokument odzwierciedlał rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Kupowanie faktur kosztowych albo akceptowanie dokumentów, które nie dokumentują realnych usług, bardzo szybko przestaje być problemem wyłącznie podatkowym.
Co istotne, bardzo często przedsiębiorca nie organizuje tego sam. Ktoś przychodzi z gotowym pomysłem. Doradca. Znajomy. Pośrednik. Osoba, która „zna temat”. I znowu wraca pytanie z poprzedniego artykułu — czy interesuje mnie wyłącznie efekt, czy również sposób jego osiągnięcia.
Pośrednicy, pełnomocnicy i „załatwianie spraw” – kiedy zaczyna się ryzyko
W poprzednim wpisie pisałem o sytuacjach, w których przedsiębiorca przestaje pytać „jak”, a zaczyna oczekiwać rezultatu. To jest moment, w którym bardzo często pojawiają się pośrednicy, pełnomocnicy, doradcy albo osoby budujące swoją wartość na tym, że „potrafią załatwić”. Samo korzystanie z pośrednika oczywiście nie jest niczym nieprawidłowym. Problem zaczyna się wtedy, gdy przedsiębiorca przestaje interesować się metodą działania. Pojawiają się komunikaty: „mam kontakty”, „znam właściwych ludzi”, „to trzeba odpowiednio poprowadzić”, „formalnie nie pytaj”, „ogarniemy pozwolenie”, „załatwimy koncesję”. I bardzo często nikt nie zadaje podstawowego pytania: na czym konkretnie ma polegać usługa? Dopóki efekt zostaje osiągnięty, temat zwykle nie istnieje. Problem zaczyna się później.
Okazuje się, że ktoś nie wykonywał realnych działań prawnych czy doradczych, ale sprzedawał obietnicę wpływu, kontaktów albo nieformalnego załatwienia sprawy. I wtedy przedsiębiorca, który uważał, że po prostu zlecił usługę, zaczyna tłumaczyć, dlaczego akceptował taki model działania. To właśnie tutaj zaczyna pojawiać się ryzyko, które szerzej omówię w dalszej części cyklu — płatnej protekcji i odpowiedzialności związanej z próbą uzyskiwania decyzji, pozwoleń czy przewag biznesowych nie przez kompetencje, ale przez deklarowany wpływ.
Spór czy oszustwo
Zdarza się, że ktoś zamawia usługę, korzysta z efektów pracy podwykonawcy, dostawcy, pośrednika, pełnomocnika albo doradcy, a później odmawia zapłaty, bo uznaje, że „to nie było tyle warte”, „efekt nie był idealny” albo zwyczajnie dlatego, że emocje zaczęły dominować nad oceną sytuacji. Oczywiście większość takich sporów pozostaje sporem cywilnym. Ale nie każda historia kończy się wyłącznie pozwem o zapłatę.
Jeżeli od początku ktoś nie zamierzał rozliczyć usługi lub dostawy, świadomie wywoływał przekonanie o zamiarze zapłaty albo korzystał z cudzego działania wyłącznie po to, żeby uniknąć wynagrodzenia, sytuacja może zacząć być oceniana również w innym wymiarze niż tylko biznesowy – ocena po latach będzie jednoznaczna, oszustwo. To kolejny przykład pokazujący, że granica między agresywną praktyką gospodarczą a problemem karnym nie zawsze przebiega tam, gdzie przedsiębiorcy intuicyjnie ją stawiają.
Największe ryzyko zwykle nie wygląda jak ryzyko
To być może najważniejszy wniosek z całego tego tekstu. W zdecydowanej większości przypadków działania oceniane później jako problematyczne nie były postrzegane przez przedsiębiorców jako coś niebezpiecznego. I właśnie dlatego Criminal Compliance w MŚP nie zaczyna się od procedur. Zaczyna się od zadawania prostych pytań: czy dokument odzwierciedla rzeczywistość, czy rozumiem, co podpisuję, czy wiem, na jakiej podstawie osiągamy efekt, czy za kilka lat będę umiał spokojnie tę decyzję wyjaśnić.
Z mojego doświadczenia wynika, że większość problemów karnych przedsiębiorców nie bierze się z przestępczego zamiaru. Znacznie częściej ich źródłem jest brak momentu, w którym ktoś zatrzymał się i zadał sobie pytanie, czy sposób działania firmy nadal mieści się w granicach bezpiecznego ryzyka biznesowego.
W kolejnym artykule pokażę, dlaczego podpis w firmie jest często dużo ważniejszy, niż przedsiębiorcy zakładają — i kiedy zwykły podpis może stać się początkiem bardzo poważnych problemów.
